この記事では私のホームページで無料公開している【クラス出席簿エクセル】を紹介します。
注意
エクセルツール内でSwitch関数を使用しているため、Excel2016より以前のバージョンおよびExcel2016の一部バージョンでは、正常に動作いたしません。あらかじめご了承ください。有料版購入前に必ずフリー版で動作確認を行ってください。
学校でのクラスの出席状況をエクセルですべて管理できたら便利だと思いませんか？
私は教員だった頃にそう考え、クラスの出席に関する情報をすべて集計できるエクセルシートを作成しました。
エクセルであれば、日々の出席・欠席・遅刻・早退の入力をすることで、欠席日数、遅刻回数、早退回数を集計してくれます。
しかし学校現場では、それだけでは不十分なことも多いです。
担任しているクラスの生徒には、長期欠席（長欠）の子や入院してしまった子、休みがちで単位習得ギリギリの欠課時数という生徒もいました。
単位数が少ない科目は、規定の欠課時数に達してしまうのも早いため、
「何回欠課したのか」
「あと何回欠課すると欠課時数をオーバーしてしまうのか」
こういった情報を日々シビアに監視しないといけません。
そうした生徒にとっては、欠席日数よりも科目別の欠課時数の方が重要です。
しかし一般的な出席簿には、欠課時数を集計する機能はおろか欄すら存在しません。
そこで私はエクセル出席簿に、日々の出欠情報を入力するだけで科目別の欠課時数を出力したり、科目別の単位数と照合して「残りの欠課時数」をチェックするという機能を盛り込みました。
これを使うことによって、担任の不注意によって生徒の欠課時数のカウントミスが起こるリスクを下げるとともに、担任業務の大幅な軽減に成功しました。
このエクセルシートを自分だけで使用するのはもったいないと考えて、今回ここで公開することにしました。
ぜひ、皆様のお役に立てばうれしいです。
この記事では、機能説明とマニュアル解説をしています。
また最後にはエクセルシートの自作に関する情報も掲載しています。
出席簿ツールをはじめ、私が制作している学校現場を便利にするエクセルツールは以下のページにまとめられています。
-
【無料ダウンロード】学校で便利なエクセルシート【教師のはたらき方改革】
続きを見る
出席簿エクセルテンプレートを無料ダウンロード
私が自作したクラスの出席簿として使えるエクセルテンプレート（エクセルシート）はこちらからダウンロードできます。
ダウンロードはこちらのボタンをクリック！
こちらからダウンロードできる出席簿エクセルシートは「フリー版」になっています。
「フリー版」では、すべての機能が完全フリーで使用することができます。
ただしセルの改変やレイアウト変更、関数の変更等はできないようになっております。
「フリー版」を使用していただいて、学校の実態に合わせてレイアウトや関数を変更したい場合には「制限解除版」のご購入をお願いいたします。
購入手順やＱ＆Ａのページへは以下のボタンをクリック！
エクセル出席簿の機能
生徒の名表を入力することで出席簿になり、生徒の欠席日数や遅刻早退の日数を管理することができる出席簿のテンプレートとして使えます。
科目名や単位数、クラス時間割を入力することで、科目別の出席状況を把握することができます。
長欠の生徒や、欠課時数が多くなってきて単位習得が危ぶまれる生徒の情報管理に非常に便利です。
具体的には以下の集計機能があります。
エクセル出席簿の機能
- クラス生徒名表を入力することで出席簿エクセルシートになる
- 出席簿に入力した日数を集計し「出席すべき日数」を算出する
- 指定した「月・日」にボタン１つで飛べる「ジャンプ機能」搭載
- クラス時間割を入力しておくと、日付から曜日を自動計算して、曜日の時間割を出席簿に自動入力する
- 科目名と単位数を入力しておくと、出席簿と照合して科目ごとの欠課時数を集計する
- 出席簿中の全期間における出席状況と欠課時数を集計して出力
- 期間指定することで、一部期間の出席状況と欠課時数を集計して出力
小学校・中学校・高校、すべての学校種で使える
このエクセルテンプレートは、あらゆる学校や場面に対応できるように、登録できる情報量にゆとりを持たせて設計しています。
あらゆる場面に対応できる理由
- １クラスに設定できる生徒数は最大50です。
- 設定できる時間割は月曜日から土曜日までの６日間で、それぞれ８時間目まで設定することができます。
- 登録できる科目数は最大で18個に対応しています。
- 出席簿に登録できる日数は、長期休みがすべてなくなったとしても対応可能な日数です。
こうしたあらゆる状況・場面にも対応できる汎用性を備えているため、小学校・中学校・高校はもちろん、保育園や幼稚園、大学でも使用することができます。
マクロ不使用 エクセル関数のみで動作します
このエクセルテンプレートは学校現場で使用するために、マクロを搭載しておりません。
児童生徒やご家庭の個人情報などの機密を扱う学校現場においては、非常に高いセキュリティリテラシーが求められます。
悪意を持って作られたエクセルシートでは、マクロ機能で情報を漏洩するリスクがあります。
学校現場で安心・安全に使用してもらうため、あえて全てエクセル関数のみを使用して設計しております。
使い方・マニュアル
実際のエクセルシートの画面を元に、設定方法、使用方法を解説していきます。
マニュアルは「フリー版」の中にも同封しております。
ダウンロードはこちらのボタンをクリック！
初期設定
「初期設定」という名前のシートに必要事項を入力して初期設定を行います。
実際の入力
「入力シート」という名前のシートに実際に出欠データを入力していきます。
入力した日数が増えてくると、最新ページを探すのが困難になります。
そのようなときのために「日付ジャンプ機能」を搭載しています。
シート左上の「日付ジャンプ」の右のセルに日付を入力すると「ジャンプ！」が現れます。
この「ジャンプ！」をクリックすることで、該当日時の部分まで飛ぶことができます。
ぜひご活用ください。
集計方法
「集計シート」という名前のシートで、Ⅱまでに入力した情報を集計してみることができます。各情報はすべて自動で出力されます。
名簿の最下部には、出席すべき日数（出席簿に登録した日時の数）と、各科目の総時間数（出席簿に登録した数）が算出されます。参考にしてください。
期間指定集計モードの使い方
集計シートの右側に期間指定集計モードを実装しています。
入力をした全期間での集計とは別に、特定の期間を指定するとその間の情報を集計することができます。
オレンジ色になっているセルの値を入力してください。
ただし、実際に入力をした日でないと正常に動作しません。
（実際には4/9、4/10/、4/11の三日間入力をした場合に「4/8から4/11」だと4/8が見つからないため作動しません）
出席簿ツール以外の私が制作している学校現場を便利にするエクセルツールは以下のページにまとめられています。
-
【無料ダウンロード】学校で便利なエクセルシート【教師のはたらき方改革】
続きを見る
【制限解除版】のご案内
エクセルツールはすべてフリーでダウンロードして、機能の全てを使うことができます。
もし気に入っていただけて、エクセルシートのレイアウトや関数等の改変を行いたい場合には、すべてのセル・シートの保護を解除した有料版の「制限解除版」をご利用ください。出席簿エクセルの「制限解除版」は５００円です。
自分でエクセルを作る
便利なエクセルツールをご自分で作れるようになりたくはないでしょうか？
私が作っているエクセルツールは、ちょっとしたエクセル関数の知識があれば十分に再現が可能なものばかりです。
もし自分で作ってみたいという人がいれば、以下の記事がオススメです。参考にしてみてください。
-
【忙しい人向け】エクセルを学べるスクールおすすめ３選を徹底比較
続きを見る
